01Quem somos e onde esta política vale
A OneTik é uma plataforma de agendamento para negócios que vivem de horário marcado: barbearias, clínicas, salões, estúdios e consultórios. Ela reúne agenda, uma secretária de inteligência artificial que atende pelo WhatsApp, lembretes, ponto de venda, planos de assinatura e pagamentos.
Esta política explica o que acontece com os dados em:
- no site onetik.io e no painel da OneTik;
- no aplicativo OneTik para iPhone e Android;
- na página pública de agendamento de cada empresa;
- nas conversas de WhatsApp que a empresa atende pela OneTik, inclusive as respondidas pela secretária de IA.
Escrevemos em linguagem simples de propósito. Se alguma parte ficar confusa, escreva para [email protected] e a gente explica.
02Empresa e cliente: quem responde pelo quê
Há dois tipos de pessoa nesta política, e a lei trata cada uma de um jeito.
- Profissional. Quem contrata a OneTik, entra no painel ou no aplicativo e atende os próprios clientes. Para os dados da sua conta, a OneTik é a controladora: nós decidimos como esses dados são tratados.
- Cliente final. Quem agenda um horário, paga um serviço ou conversa no WhatsApp com uma empresa que usa a OneTik. Nesse caso, a empresa que atende você é a controladora dos seus dados. A OneTik é a operadora: guardamos e processamos esses dados em nome da empresa, seguindo as instruções dela e esta política.
Na prática: se você é cliente de uma barbearia que usa a OneTik, é a barbearia quem decide manter ou apagar o seu cadastro. Nós damos a ela as ferramentas para isso e ajudamos você a chegar até ela quando precisar.
03Quais dados coletamos
Coletamos só o que a plataforma precisa para funcionar.
Do profissional e da empresa
| Dado | De onde vem | Para quê |
|---|---|---|
| Nome e telefone | Informados na criação da conta | Identificar você e fazer o login por código enviado no WhatsApp |
| Opcional, informado por você | Contato sobre a conta e cobrança | |
| Foto de perfil, biografia e redes sociais | Opcionais, enviados por você | Aparecer na página de agendamento da empresa |
| Dados da empresa | Nome, endereço, horários, serviços, preços e logo | Montar a agenda, a página de agendamento e as respostas da secretária |
| Token de notificação push | Gerado pelo aparelho quando você permite notificações no app | Avisar sobre agendamentos, mensagens e cobranças. Guardamos junto a plataforma, o modelo do aparelho e a versão do app |
| Dados da assinatura da OneTik | Plano, ciclo, situação do pagamento | Cobrar a mensalidade. O número do cartão fica só com o Stripe ou o Mercado Pago, nunca nos nossos servidores |
| Registros de atividade | Ações feitas no painel, com data e autor | Segurança e auditoria da própria empresa (quem alterou o quê) |
Do cliente final
| Dado | De onde vem | Para quê |
|---|---|---|
| Nome e telefone | Cadastro feito pela empresa, pela página de agendamento ou pelo nome de exibição do WhatsApp | Identificar o cliente, agendar e enviar lembretes |
| E-mail e data de aniversário | Opcionais, informados pelo cliente ou pela empresa | Contato e ações da empresa, como parabéns de aniversário |
| Foto de perfil | Foto pública do WhatsApp | Mostrar a conversa no painel da empresa |
| Conversas do WhatsApp | Mensagens trocadas com a empresa: texto, áudio, fotos, vídeos, documentos, figurinhas, localização e contatos compartilhados | Atender o cliente, seja por uma pessoa ou pela secretária de IA, e manter o histórico do atendimento |
| Arquivos enviados | Exames, receitas e outros documentos mandados na conversa | Ficar na ficha do cliente para o profissional consultar |
| Anotações da empresa | Observações que o profissional escreve sobre o cliente | Lembrar preferências e histórico |
| Agendamentos | Serviço, profissional, data, hora e situação | Cumprir o horário, avisar e cobrar |
| Pagamentos e assinaturas | Valor, método, situação e plano contratado com a empresa | Registrar o que foi pago. Dados de cartão ficam só com o Mercado Pago |
Dados técnicos
Quando você acessa o site, o painel ou o app, registramos o endereço IP, o tipo de aparelho e navegador, a versão do app e erros que acontecerem. Usamos isso para segurança e para consertar problemas. Não usamos cookies de publicidade nem rastreadores de terceiros. O navegador guarda apenas a sua sessão e preferências, como o tema claro ou escuro.
04Para que usamos os dados
- Prestar o serviço. Marcar, confirmar, remarcar e cancelar horários; enviar lembretes; registrar vendas e assinaturas; emitir cobranças.
- Atender pelo WhatsApp. Mostrar as conversas para a empresa e permitir que a secretária de IA responda quando a empresa ligar esse recurso.
- Avisar você. Notificações no WhatsApp ou por push no aplicativo sobre agendamentos, mensagens e pagamentos. Cada profissional escolhe quais avisos quer receber.
- Integrar com o Google Agenda. Só se o profissional conectar a própria conta. A conexão pode ser desfeita a qualquer momento no painel.
- Segurança. Autenticar acessos, evitar fraude e uso indevido, registrar quem fez o quê.
- Obrigações legais. Guardar registros fiscais e de pagamento pelo prazo que a lei exige.
- Melhorar o produto. Avaliar a qualidade das respostas da secretária e corrigir erros. Fazemos isso olhando o comportamento do sistema, não para criar perfis de clientes.
Não vendemos dados. Não usamos conversas nem cadastros para publicidade e não criamos perfis para terceiros.
05Como a secretária de IA trata as conversas
Quando a empresa liga a secretária de IA, as mensagens recebidas no WhatsApp são enviadas a um provedor de inteligência artificial para gerar a resposta. Hoje esse provedor é a OpenAI.
- Mensagens de texto vão junto com o contexto da conversa, o cadastro da empresa e a base de conhecimento que a empresa escreveu.
- Mensagens de áudio são transcritas para texto pelo mesmo provedor antes de serem respondidas.
- Imagens e documentos podem ser analisados para identificar o que são, por exemplo um exame, e arquivá-los na ficha do cliente.
O provedor é contratado por meio de sua interface para empresas, que não usa o conteúdo enviado para treinar os modelos dele. A secretária responde apenas com o que está no cadastro e na base de conhecimento da empresa, e a empresa pode assumir a conversa a qualquer momento.
06Com quem compartilhamos
Compartilhamos dados só com quem precisa deles para a plataforma funcionar, e só a parte necessária.
| Quem | O que recebe | Por quê |
|---|---|---|
| A empresa que atende você | Tudo o que você compartilha com ela: cadastro, conversas, arquivos, agendamentos e pagamentos | É ela quem presta o serviço e controla esses dados |
| Meta (WhatsApp) | As mensagens enviadas e recebidas | É o canal por onde a conversa acontece |
| OpenAI | Mensagens de texto, áudio e imagens das conversas atendidas pela secretária de IA | Gerar respostas e transcrever áudios |
| Amazon Web Services | Arquivos, fotos, áudios e vídeos das conversas, fotos de perfil e logos | Armazenamento dos arquivos |
| Mercado Pago e Stripe | Nome, e-mail, valor e descrição da cobrança | Processar pagamentos. Eles guardam os dados de cartão; nós não |
| Agendamentos, se o profissional conectar o Google Agenda; endereço da empresa para localizar no mapa | Integração com a agenda e localização na página de agendamento | |
| Expo, Apple e Google (Firebase) | Token de notificação e o texto do aviso | Entregar as notificações push do aplicativo |
Também podemos compartilhar dados quando uma lei, uma ordem judicial ou uma autoridade competente exigir, sempre no limite do que for pedido.
07Por quanto tempo guardamos
Guardamos cada dado só enquanto ele tem uma função. Depois disso, apagamos ou tornamos anônimo.
| Dado | Tempo de guarda |
|---|---|
| Conta do profissional | Enquanto a conta existir. Após o pedido de encerramento, apagamos em até 30 dias |
| Cadastro do cliente final | Enquanto a empresa mantiver você como cliente. Quando a empresa remove você, o vínculo e a memória da secretária de IA sobre você naquela empresa são apagados na hora |
| Conversas do WhatsApp, áudios, fotos e arquivos | Enquanto a conta da empresa existir, para manter o histórico do atendimento. Apagados em até 30 dias após o encerramento da conta ou a pedido |
| Agendamentos | Enquanto a conta da empresa existir, porque fazem parte do histórico e da receita dela |
| Lembretes enviados | 30 dias após o envio. Depois são apagados automaticamente |
| Token de notificação push | Até você sair do aplicativo ou remover o aparelho. Tokens que deixam de funcionar são descartados |
| Registros de pagamento e cobrança | 5 anos, por obrigação fiscal e legal |
| Registros de atividade e dados técnicos | Registros de atividade do painel enquanto a conta existir. Dados técnicos por um período curto, só para segurança e diagnóstico |
Dados apagados podem permanecer em cópias de segurança por um período limitado, até essas cópias serem substituídas. Elas não são usadas para restaurar dados que você pediu para apagar.
08Como apagar seus dados e exercer seus direitos
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) garante a você o direito de saber quais dados temos, corrigir, pedir cópia, pedir a exclusão, revogar um consentimento e saber com quem compartilhamos.
Se você é profissional
- Nome, e-mail, foto e demais dados do perfil podem ser editados direto no painel.
- Para encerrar a conta e apagar tudo, escreva para [email protected] a partir do e-mail cadastrado ou fale com o suporte pelo WhatsApp +55 45 98812-5568 a partir do número da conta. Confirmamos a identidade pelo telefone cadastrado antes de executar.
- Apagar o aplicativo do celular não encerra a conta. Sair do app remove o token de notificação daquele aparelho; para apagar a conta, use o contato acima.
Se você é cliente final
- Peça direto à empresa que atende você. Ela consegue corrigir o seu cadastro e remover você no painel.
- Se preferir, escreva para [email protected] informando o telefone usado nas conversas e o nome da empresa. Encaminhamos o pedido à empresa quando ela for a responsável e ajudamos a executar.
Prazos. Respondemos a qualquer pedido em até 15 dias. Exclusões são concluídas em até 30 dias após a confirmação, exceto os dados que a lei nos obriga a guardar, como registros fiscais.
09Permissões do aplicativo
O aplicativo OneTik pede permissões só quando você usa o recurso correspondente. Todas são opcionais e podem ser revogadas nas configurações do aparelho.
| Permissão | Quando é usada |
|---|---|
| Notificações | Para avisar sobre agendamentos, mensagens e cobranças. Sem ela, os avisos chegam pelo WhatsApp |
| Microfone | Só quando você grava um áudio para enviar em uma conversa |
| Câmera | Só quando você tira uma foto para enviar em uma conversa ou ilustrar um serviço |
| Fotos | Só quando você escolhe uma imagem da galeria para enviar em uma conversa ou ilustrar um serviço |
O aplicativo não acessa a sua localização, seus contatos nem a sua galeria em segundo plano.
10Crianças e adolescentes
A OneTik é feita para empresas e para pessoas adultas. Não criamos contas para menores de 18 anos.
Uma empresa pode atender crianças e adolescentes, por exemplo quando uma mãe agenda um horário para as filhas. Nesse caso, os dados são informados pelo responsável e ficam sob a responsabilidade dele e da empresa, como manda a LGPD.
11Segurança
- Toda comunicação com nossos servidores é criptografada.
- O acesso ao painel e ao app usa código de uso único enviado no WhatsApp, sem senha para vazar.
- Dentro de cada empresa, o que cada pessoa pode ver e fazer depende do papel dela (dono, administrador ou profissional).
- Os dados ficam em provedores de nuvem com controles de acesso, e só a equipe que precisa tem acesso à produção.
Nenhum sistema é totalmente seguro. Se um incidente puder trazer risco a você, avisaremos você e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados no prazo previsto em lei.
12Transferência internacional
Alguns dos provedores listados acima, como OpenAI, Amazon Web Services, Google, Meta e Stripe, podem processar dados fora do Brasil. Quando isso acontece, a transferência segue as garantias previstas na LGPD, com cláusulas contratuais que obrigam o provedor a proteger os dados no mesmo nível exigido aqui.
13Mudanças nesta política
Quando mudarmos algo relevante, avisaremos no painel ou por e-mail antes de a mudança valer. A data no topo desta página mostra sempre a versão em vigor.
14Contato
Dúvidas, pedidos sobre seus dados e contato com o encarregado de proteção de dados:
- E-mail: [email protected]
- WhatsApp: +55 45 98812-5568
As regras de uso da plataforma estão nos Termos de uso.